5 Gründe, warum Bildverwaltung eine Teamaufgabe ist

Strukturiert, intuitiv und verbindend

 

Digital Asset Management umfasst viel mehr als das simple Speichern, Sortieren und Suchen von Fotos und Videos. Professionell angewendet und auf Ihre persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten, sollte Bildverwaltung die Arbeit mit Medien vereinfachen, Prozesse beschleunigen und alle daran beteiligten Personen miteinander verbinden.

Fotos und Videos dienen selten einem Selbstzweck sondern verhalten sich wie die Zahnräder in einer Maschine. Sie verleihen einem Projekt Emotionen oder vermitteln eine bestimmte Botschaft. Um diese Maschine erfolgreich und kostengünstig konstruieren und falls nötig reparieren zu können, sollten Sie stets wissen wo sie die nötigen Ersatzteile finden und wie Sie diese dem entsprechenden Fachmann zu Verfügung stellen können.

Bildverwaltung befreit Sie dabei nicht vom strukturierten Arbeiten mit Medien sehr wohl kann es aber dabei helfen Ihren individuellen Workflow zu automatisieren und die darin enthaltenen Arbeitsschritte intuitiver zu gestalten. Im Team angewendet kann ein solches Managementsystem den einzelnen Mitarbeiter entlasten, Kompetenzen und Aufgaben innerhalb des Teams verteilen und damit unnötige Missverständnisse und Mehrarbeit vermeiden.

 

Der Herr der Bilder

 

Er hat ein fotografisches Gedächtnis und das Erinnerungsvermögen eines Bibliothekars. Er ist eine lebendige Bilder-Suchmaschine und beherrscht Photoshop wie kein Zweiter. Er ist DER Kollege wenn es um Bildverwaltung geht. Er ist der Herr der Bilder.

Zugegeben, diese Beschreibung mag im ersten Moment etwas überzogen klingen aber verzichtet ein Unternehmen auf Digital Asset Management geht die Sisyphusaufgabe des Bildmanagements zwangsläufig auf einen bestimmten Mitarbeiter über. Er legt Ordnerstrukturen an, benennt stapelweise Bilder, versieht sie mit Schlagworten und legt sie sauber sortiert auf Festplatten oder Servern ab. Was in der Theorie nach einem unverzichtbaren Fachmann klingt ist in der Realität vor allem ein Bremsklotz für Ihren professionellen Workflow.

Während der betroffene Kollege seine eigentlichen Aufgaben vernachlässigen muss um nach Dateien zu suchen, sie zu bearbeiten und den Kollegen zu Verfügung zu stellen, sind diese regelrecht hilflos wenn der Herr der Bilder nicht verfügbar ist. Im Zweifel müssen Projekte pausiert oder verschoben, Bilder neu erstellt oder beschafft werden. Gelungene und teamorientierte Bildverwaltung hingegen entlastet den Einzelnen, stärkt die Teamarbeit und führt automatisiert Problem und Lösung zusammen.

 

Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos?

 

Während dieses Zitat von Albert Einstein auf viele Bereiche des privaten Lebens zutrifft, lässt es sich auf Bildverwaltung, vor allem wenn sie professionell und effizient angewendet werden soll, nicht übertragen.

Auf unseren Smartphones schlummern dank Whatsapp, Snapchat, Instagram und Co tausende Bilder, Videos und Grafiken. Während Sie sich bei Urlaubsfotos und Selfies meist noch an ein ungefähres Datum als Ausgangspunkt für eine Suche erinnern können, verschwindet der Rest meist in der Bedeutungslosigkeit ihres Handyspeichers.

„Wo war gleich noch dieses lustige Meme über Donald Trump?“

Zur Beantwortung können Sie wahlweise minutenlang durch diverse Chatverläufe ihrer Messenger scrollen oder sich durch die unübersichtlichen Ordner auf Ihrem Smartphone klicken. In beiden Fällen ist die Suche mit Sicherheit nervenaufreibend und ihr Ausgang ungewiss. Sollen Sie dann noch auf einem fremden Gerät, einem Laptop oder einer externen Festplatte ein Bild anhand einer groben Beschreibung oder eines ungefähren Datums suchen, werden sicher nur wenige Minuten vergehen bevor Sie genervt das Handtuch werfen.

Während Sie dieses Chaos im Privaten höchstens ein paar Erinnerungen kostet kann es bei Teams oder Abteilungen die täglich auf die professionelle Arbeit mit Fotos und Videos angewiesen sind die Effizienz hemmen und den gesamten Workflow bremsen.

 

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Sie haben wahrscheinlich eine gute Absicht, wenn Sie die x-te Kopie eines Fotos erstellen, statt das Original einfach zu überspeichern. Auch ein persönliches Bilderarchiv aus solchen Dubletten in einem kreativen Ordnersystem auf ihrem persönlichen Desktop ist schnell erstellt. Dieses Vorgehen ist langfristig jedoch nicht nur ineffektiv, es schafft vor allem eines: Datenmüll!

Während Sie sich in einem laufenden Projekt meist noch sehr gut an den Sinn und die Funktion der unterschiedlichen Versionen einer Datei erinnern können, gerät dieses Wissen nach Abschluss der Arbeit schneller in Vergessenheit als der Geburtstag ihrer  Schwiegermutter. Was übrig bleibt sind Unmengen unübersichtlicher und unnötiger Daten-Klone. Ohne Digital Asset Management wachsen diese Daten schnell zu dem sprichwörtlichen Heuhaufen an, der die Suche nach einem bestimmten Bild schier unmöglich macht.

Potenzieren Sie diese medialen Karteileichen mit der Anzahl Ihrer Kollegen die ebenfalls regelmäßig mit Fotos und Videos arbeiten, kann schnell Datenmüll in so großen Mengen entstehen, dass er nicht nur ihre tägliche Arbeit behindert sondern auch die Server und damit das Budget ihres Unternehmens belastet. Die Verwendung eines professionellen Systems zur Bildverwaltung kann also nicht nur Ihre eigenen Nerven schonen sondern auch die Ihrer Kollegen.

 

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Ihr Team konnte bis jetzt jede Herausforderung des Bildmanagements lösen? Dann stellen wir Sie mit den „Zugriffsrechten“ noch einmal auf die Probe.

Ob professionelles und automatisiertes Digital Asset Management, improvisierte Ordnerstrukturen auf ihrem Desktop oder kreatives Chaos – Bildverwaltung bedeutet mehr als das Speichern und Archivieren von Fotos und Videos. Gerade das Suchen, Filtern und Verbreiten von Daten birgt oft eine besondere Herausforderung für Ihr Team.

Häufig kommt es vor, dass Sie einem Kollegen oder Kunden eine bestimmte Auswahl von Aufnahmen zur Ansicht oder Bearbeitung zu Verfügung stellen möchten. Nicht nur, dass Sie diese Kollektionen mühsam händisch erstellen und auf einer geeigneten Plattform hochladen müssen, Ihre Möglichkeiten die Zugriffsrechte auf diese Daten zu verwalten oder sie mit weiteren Informationen zu versehen, sind stark begrenzt. Sollen die Aufnahmen also beispielsweise nicht in voller Auflösung sondern nur zur Ansicht und Auswahl dienen, bleibt Ihnen kaum etwas anderes übrig, als die Fotos selbst zu skalieren oder mit Wasserzeichen zu versehen. Ändern sich die Nutzer oder der Verwendungszweck beginnt dieser Prozess von Neuem. Professionelle Bildverwaltung sollte Sie auch in diesem Punkt entlasten und das Verbreiten von Medien einfach, intuitiv und personalisiert gestalten.

 

PS: das Tool zur perfekten Bildverwaltung gibt es nicht?

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