DAM – Digital Asset Management

Ein Digital Asset Management (DAM) speichert, organisiert und administriert Inhalte in einem zentralen System.

Eine DAM Infrastruktur arbeitet dabei ähnlich wie ein intelligentes Archivierungsverzeichnis.

Zusätzlich zu automatisch generierten und bereits in der Ausgangsdatei vorhandenen Metadaten kann man in DAM-Tools weitere Informationen hinterlegen, wie z.B. den Urheber oder den Aufnahmeort. Die Daten werden durchsuchbar, was die Arbeit mit Bild- und Mediendateien effizienter macht.

Was macht Digital Asset Management aus?

 

DIGITAL ASSETS

„Digital Assets“ sind immaterielle Inhalte, die in digitaler Form vorliegen, wie bspw. Textdokumente, Videos, Grafiken, Bilder oder anderer multimedialer Content. Diese Mediendateien stellen einen gewissen Wert für ein Unternehmen dar. Solche relevanten Inhalte können z.B. Designentwürfe oder Produktfotografien sein.

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METADATEN

Das DAM katalogisiert die vorliegenden Dateien des Unternehmens und speichert diese mit zusätzlichen Informationen ab, welche als Metadaten bezeichnet werden.

So kann zum Metadatensatz eines Fotos etwa der Fotograf oder Aufnahmeort hinterlegt sein. In der Asset Datenbank eines DAM werden diese gespeichert und können bei Bedarf abgerufen werden.

Die meisten DAM-Lösungen bieten den IPTC-Metadatenstandard. IPTC steht für „International Press Telecommunications Council“, weil dieser Standard dort zum ersten Mal vorgestellt wurde. Er bietet die Möglichkeit in zahlreichen Eingabefeldern Informationen wie Stichwörter, Überschriften oder Erklärungen zu sichern. Diese Informationen sind Teil der Metadaten und beschreiben die Datei näher.
Sogenannte Exif-Informationen von Digitalkameras zählen auch zu den Metadaten und speichern etwa die Belichtungszeit oder Objektivbrennweite.

Mithilfe der Metadaten werden die Inhalte strukturiert und die weitere Nutzung ermöglicht. Eine integrierte Suchfunktion greift auf diese Datenbasis zu, um das gewünschte Bild schnell und einfach aus der Gesamtheit der Dateien herauszusuchen. So lassen sich komplexe Ordner- und Serverstrukturen umgehen.

Die Metadaten sollen die wichtigsten Fragen des Anwenders beantworten, also z.B. wann und wofür kann es genutzt werden?

Gute DAM Systeme besitzen zudem weitere hilfreiche Features, wie etwa das ausgefeilte Lizenzmanagement von pixx.io.

MAM & VAM

Manche Digital Asset Management Systeme legen ihren Fokus auf die Verwaltung von Medien oder Videos.

Media Asset Management (MAM) Systeme konzentrieren sich bei der Verwaltung von „Digital Assets“ auf die Arbeit mit Medien, also z.B. Bilder oder Videos. Meist legen MAM Systeme ihr Hauptaugenmerk auf die visuelle Arbeit.

Ein VAM, also Video Asset Management, enthält spezielle Funktionen für die Betrachtung und Bearbeitung von Videos und ermöglicht bspw. den Schnitt, Formatänderungen oder eine Vorschau.

Digital Asset Management – Systeme in der Praxis

INTEGRATION UND ANWENDUNG

Ein Digital Asset Management unterstützt die tägliche Arbeit von Unternehmen mit digitalen Inhalten und verbessert damit den Workflow. Grundsätzlich bedeutet der Einsatz von DAM-Software also eine Aufwandsersparnis bei der Arbeit mit digitalen Medien. Durch das direkte Hinterlegen von Informationen zu den jeweiligen Dateien, wie etwa Lizenzbestimmungen, lassen sich lange Prüfungs- und Kommunikationsschleifen vermeiden.

Sinnvoll ist die Integration einer digitalen Bild- und Medienverwaltung nicht nur für große Unternehmen, sondern besonders auch für Mittelstand, Werbe- und Kreativagenturen oder Behörden.

Häufig sind DAM Systeme als Marketing-Tools bekannt, doch auch in anderen Abteilungen kann die Effizienz der Mediennutzung durch ihren Einsatz gesteigert werden.

In der Forschungs- und Entwicklungsabteilung können z.B. Dokumentationsbilder abgelegt und kommentiert werden.

Intelligente Medienverwaltungs-Tools arbeiten mithilfe von Schnittstellen, so genannten APIs. So werden durch die Anbindung an weitere Anwendungen, wie z.B. Adobe Programme, Microsoft Office, PIM-, ERP-, CMS- Systeme oder eigene Software, Synergieeffekte genutzt. Durch einen zentralen Medienspeicher bleiben die Systeme schlank.

Dateinamen wie „final1.psd“, „final2.psd“, „final3.psd“, sowie Doubletten oder Inkonsistenzen sind bei derVerwendung von DAM Systemen Geschichte.

Hybride Lösungen arbeiten dabei zusätzlich zur lokalen Archivierung mit einer Cloud. Solche Medienverwaltungssysteme kombinieren die Flexibilität einer Cloud mit der Sicherheit und dem schnellen Zugriff im internen Netz. So wird die Arbeit mit digitalen Medien flexibler und ein internes und externes Teilen ermöglicht. Dies vermeidet volle E-Mail-Postfächer und lange Ladezeiten und gibt zusätzliche Freiheit, auch mobil auf die Daten zugreifen zu können.

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ERFOLGREICHE VERWENDUNG IN DER PRAXIS

Der Grafiker einer Marketingabteilung arbeitet bspw. mit hochauflösenden Grafiken in J
PEG oder PSD. Im Digital Asset Management wird die Bilddatei zusätzlich mit Informationen ausgezeichnet, also z.B. dem Urheber, Ort und Zeit der Aufnahme, Verwendungszweck (bspw. für externe Zwecke freigegeben), Größe und Versionsnummer.

Ein Kollege, der das Bild verwenden möchte sieht im DAM-Tool auf einen Blick, ob für das Bild bestimmte Lizenzrechte vorliegen oder ob es für externe Zwecke eingesetzt werden kann. Wenn er eine Grafik dann in einen Blogbeitrag posten möchte, kann er diese auf die jeweilige Zielgröße konvertieren und downloaden. Mit einer Kommentar- oder Statusfunktion lässt sich außerdem die Verwendung der Grafik dokumentieren.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen serverbasierter und cloudbasierter Digital Asset Management Lösungen?

pixx.io server ist im Vergleich zu team nicht cloud-basiert. Das heißt, pixx.io server arbeitet in einer hybriden Umgebung. Ihre Dateien sind also grundsätzlich sicher und schnell erreichbar in Ihrem eigenen (Firmen-)Netzwerk auf Ihren eigenen Servern gespeichert. Nur wenn Sie Dateien mit Kunden, Partner oder Dienstleistern teilen möchten, werden die ausgewählten Daten temporär und verschlüsselt in den pixx.io hub ausgelagert. Gleichzeitig dient der pixx.io hub auch zum Einsammeln von Bildern, z.B. mit der pixx.io app.

Braucht mein Unternehmen ein DAM (Digital Asset Management) -System?

Die Frage nach dem „ob“ können Sie selbst eigentlich am besten beantworten:
Suchen Sie oder Ihre Kollegen immer noch in Ordnerstrukturen Bild- und Mediendateien?
Liegen die benötigten Dateien immer wieder im falschen Format vor?
Kursieren unterschiedliche Versionen einer Datei auf verschiedenen Speicherplätzen?
Haben Sie Grafikdateien mit folgenden Namen „final“, „final2“, „final_endgültig“, „final_letzteVersion“?
Haben Sie schon einmal E-Mails wegen zu großen Anhang zurückbekommen?
Wurden Sie schon einmal wegen fehlerhafter Nutzung von Bildmaterial abgemahnt?
Wenn Sie auch nur eine dieser Fragen mit JA beantworten können, hilft Ihnen ein professionelles DAM-System effizienter mit Bild- und Mediendateien zu arbeiten.

Haben Sie noch weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne!