Super organisiert von zu Hause aus arbeiten

Corona zwingt viele Arbeitgeber, Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Damit das nicht ganz unvorbereitet passiert, hier unsere Tool-Tipps. Damits auch von zu Hause aus wie am Schnürchen läuft!

Na? Auch im Home Office oder kurz davor? Eine Ausnahmesituation, wie wir sie aktuell in Europa und weiten Teilen der Welt haben, dürfte in unseren Gefilden bislang kaum jemand erlebt haben. Um die Ausbreitung des Virus Covid-19 (Coronavirus) auszubremsen, treffen die Regierungen einschneidende Maßnahmen. Wo es geht, bleiben Menschen zu Hause, Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter ins Home Office. Viele Firmen trifft das beinahe unvorbereitet. 

Wir liefern mit diesem Beitrag eine Übersicht einiger sehr nützlicher Tools, die bei der Organisation, Verwaltung und Kommunikation beim Arbeiten von zu Hause aus helfen und eine sehr wertvolle Unterstützung zur Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts darstellen.  

 


Gut, so eine Aussicht dürften wohl die wenigsten im Home Office haben, die technischen Voraussetzungen sind aber überall dieselben: Es braucht Software, die euch und euren Kollegen bei der Kommunikation und beim Organisieren hilft.

 

Der Vorteil aller Angebote in diesem Artikel: Es handelt sich um sogenannte SaaS-Angebote (Software-as-a-Service). Durch die Organisation in der Cloud, also auf einem Server im Internet, können alle Mitarbeiter unabhängig vom Aufenthaltsort und vom Endgerät darauf zugreifen. Es braucht nur einen Computer (Betriebssystem egal), Internetzugriff und einen Internetbrowser. Eine VPN-Verbindung oder weitere Hardware wird nicht benötigt. 

Bitte beachten: Wir erwähnen hier Tools, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben. Natürlich gibt es in jeder Kategorie auch noch alternative Software. Unsere Liste hat also keinen Anspruch auf Vollständigkeit. 

 

Kommunikation mit Kollegen 

Chat-Programme wie WhatsApp oder Skype dürften die meisten aus dem privaten Bereich kennen. Letzteres eignet sich bedingt auch, um mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren. Besser ist zum Beispiel die Messenger-Software Slack. Denn hier lassen sich nicht nur Textnachrichten und Dateien mit einzelnen Mitarbeitern austauschen, es gibt auch die Möglichkeit, Team- und Projektchannels anzulegen oder einen Kanal für das gesamte Unternehmen. 

Manches lässt sich besser in einem persönlichen Gespräch abklären, dafür gibt es die Anrufe-Funktionneben gewöhnlichen Audio-Calls sind auch Videoanrufe möglich. Außerdem lässt sich der Bildschirm teilen – so lassen sich zum Beispiel Präsentationen halten oder Designs besprechen oder Probleme in einer Software zeigen. Auch Meetings und Besprechungen mit mehreren Teilnehmern sind möglich. 

Eine mögliche Alternative zu Slack ist Microsoft Teams, das eingangs erwähnte Skype macht Anrufe und Videoanrufe ebenfalls möglich. 

 


Zettelwirtschaft mag im Home Office bis zu einem gewissen Grad bei der Organisation helfen, ab einer gewissen Komplexität von Projekten und vor allem in der Zusammenarbeit mit Kollegen sind Projektmanagementsysteme sehr hilfreich.

 

Planung und Projektmanagement 

Wo man sich im Büro bei einfachen Abläufen auch mal schnell on-thefly abstimmen kann oder der Chef regelmäßig mit Aufgaben auf der Matte steht, braucht es in Unternehmen mit komplexeren Abläufen und vor allem im Home Office einen Helfer, der einem sagt, was es noch zu tun gibt. Für einfache Aufgaben mag da zum Beispiel eine To-Do-Liste wie Wunderlist bzw. Microsoft To Do ausreichen, zusammenhängende Aufgaben lassen sich zum Beispiel mit Trello abbilden. Eine Mischung aus beidem bietet die Software Zenkit.

Für komplexe Aufgaben und Projekte sind Projektmanagementtools wie Wrike oder Asana beinahe unumgänglichWichtig ist, dass ihr euch die Leistungen vorher genau anschaut, denn die Angebote unterscheiden sich in puncto Funktionsumfang teilweise stark.  

 

Datenspeicherung und -transfer 

Im Office werden Dateien oft auf einem gemeinsamen Laufwerk abgelegt, auf das jeder Mitarbeiter zugreifen kann. Sind die Rechner zu Hause nicht entsprechend eingerichtet, fehlt dieser Zugriff. Alternativ können zum Beispiel Cloud-Speicher wie Google Drive, Onedrive von Microsoft oder Dropbox genutzt werden. Die Dienste speichern Dateien auf Internetservern, stellen einen privaten Bereich zur Verfügung und erlauben, Dateien für andere Nutzer freizugeben. Bis zu einer gewissen Speichergrenze sind die Dienste sogar kostenlos. Wer ausschließlich Daten verschicken will, kann einen kostenlosen Transferdienst wie WeTransfer dafür nutzen. 

 

Organisation von Mediendateien 

Wer viel mit Bildern, Videos, Dokumenten und anderen Dateien arbeitet, verwaltet diese am besten mit pixx.io, dem besten Bildverwaltungs bzw. Digital-Asset-Management-System. Auch hier werden alle Dateien zentral in der Cloud gespeichert, anders als bei den oben genannten Cloudspeichersystemen ist DAM-Software allerdings auf die professionelle Verwaltung von Mediendateien ausgelegt: Organisieren, Teilen und Integrieren ist damit kein Problem – der gesamte Medienworkflow wird mit einer DAM-Software optimiert. 

 

Mit einem DAM-System wie pixx.io habt ihr euren Medienpool unter Kontrolle und könnt zusammen mit dem gesamten Team damit arbeiten.

 

Der Vorteil: Nutzer haben jederzeit und von überall aus Zugriff auf benötigte Dateien. Dadurch, dass jeweils nur ein Original in der Cloud abgelegt wird, steht immer die aktuellste Version zur Verfügung und kann in beliebiger Auflösung und im gewünschten Format heruntergeladen werden. Auch das Teilen intern mit Kollegen und extern, etwa mit Partnern, Agenturen oder Händlern ist einfach und schnell möglich und für größere Empfängergruppen erstellt ihr einfach ein Medienportal. 

Für die Integration in eure Systemumgebung sorgen zahlreiche Plugins, etwa für Photoshop, InDesign und Illustrator, die euren Medienpool direkt in die Adobe-Programme integrieren. Also: Dateien im Programm suchen, öffnen oder einfügen und nach Bearbeitung wieder direkt in pixx.io abspeichern. Weitere Integrationen gibt es zum Beispiel für Microsoft Office-Programme, Content-Management-Systeme wie WordPress, TYPO3 und Neos und das Product-Information-System AkeneoÜber die API-Schnittstelle lässt sich jedes weitere Drittsystem an euren pixx.io-Medienpool anbinden. 

Natürlich sorgt eine DAM-Software wie pixx.io auch im normalen Büroalltag zur Optimierung eures Medienworkflows und damit für weniger Stress und mehr Zeit für die wesentlichen Dinge. Im Home Office braucht es allerdings eine ganz besondere Ordnung bei der Organisation eurer Mediendateien, schließlich arbeiten hier viele Mitarbeiter von unterschiedlichen Orten aus mit denselben Dateien – das kann schnell chaotisch werden. 

Tipp: pixx.io gibt’s als Gratis-Testversion. Die ist 30 Tage lang verfügbar und kann komplett unverbindlich genutzt werden. Neben 2 GB Speicherplatz sind 3 User, zwei Demoportale und alle Integrationen enthalten.

 

 Dateien lassen sich in DAM-Systemen sehr schnell finden und in einer beliebigen Auflösung und im beliebigen Format herunterladen.

 

Support und Fernwartung 

Einige Unternehmen können Ihren Kundensupport ohne weitere Hilfe per Telefon oder soziale Medien erledigen, andere brauchen dafür ein Ticketsystem wie es zum Beispiel Zendesk anbietet. Die Software enthält auch ein sogenanntes Helpcenter, in das Hilfeartikel eingebaut werden können, wodurch Kunden viele Fragen und Probleme selbst bereits abklären können, ohne erst Kontakt zu euch aufnehmen zu müssen. 

Um Softwareprobleme zu lösen oder etwa bei der Installation oder Konfiguration von Software zu helfen, eignet sich etwa TeamViewer. Damit kann der Kunde nicht nur seinen Bildschirm mit euch teilen, sondern auch die Steuern seines Systems an euch abgeben. Das erlaubt euch die Einstellungen per Fernsteuerung vorzunehmen. 

 

Home Office: Keine Panik

Für den ein oder anderen unter euch mag Home Office zum Alltag gehören, wieder andere arbeiten ab und an von zu Hause aus, wenn es notwendig wird. Für einen Großteil der Arbeitnehmer, die sich derzeit im Home Office befinden, ist die Situation völlig neu und häufig auch für die Unternehmen. Die oberste Devise: Keine Panik! Die Einarbeitung in die meisten der hier vorgestellten Tools ist einfach. Und wenn die Corona Krise rum ist, mag das ein oder andere Tool auch zurück im Büro bei der Organisation unterstützen.